Digitalisierung von Personenverwaltungsprozessen – Zeugniserstellung in 15 Sekunden?

Die beiden Vorstände Dr. Martin Grentzer und Ulrich Jänicke der aconso AG beschäftigen sich in Ihrem Beitrag im „Digital HR“-Buch mit einer spezifischen Frage zur Optimierung der Personaladministration bzw. -verwaltung „Wie gelingt die Erstellung eines Zeugnisses in 15 Sekunden?“. Sie zeigen dazu sowohl einen technisch organisatorischen Lösungsansatz auf als auch noch rechtliche Hürden.

In einer Welt, in der wir uns privat bereits vollständig im Wandel der Digitalisierung finden, liegt es nahe, sich auch im Unternehmensumfeld mit der Automatisierung von Prozessen auseinanderzusetzen. So gab es bei der wichtigen Aufgabe der Zeugniserstellung durch die Personalabteilung bereits einen großen Fortschritt: Wo man vorher circa 15 Tage brauchte, alle notwendigen Bestandteile des Zeugnisses zusammenzuschreiben und dies in Rücksprache mit der Führungskraft zu halten, kann das heute vereinfacht digital erledigt werden. Über einen Link zu einem Zeugnisgenerator, der direkt in den Personalfall des zu Bewertenden führt, werden die Leistungskriterien anhand von Schulnoten von der Führungskraft bewertet. Somit generiert sich das Zeugnis automatisch durch das Zusammenspiel aller Daten aus den verschiedensten Systemen. Selbst die Schlussformulierung erkennt das System aus der Summe der bewerteten Leistungskriterien, wodurch die letzte Hürde nur noch das zeitnahe weiterreichen des Zeugnisses durch die Führungskraft ist.

Diese Arbeit von ungefähr 15 Tage auf 15 Minuten herunterzubröckeln, spart bereits eine Menge Arbeit und Konzentration ein. Man sollte außerdem auch beachten, dass die Zeugniserstellung dem Unternehmen selber keinen Mehrwert schafft, da das Zwischenzeugnis lediglich den aktuellen Stand darstellt und der Arbeitnehmer bei Erhalt des Austrittzeugnisses gar nicht mehr mit Dienstleistungen zur Verfügung steht.

Gäbe es allerdings eine Möglichkeit, diesen Prozess noch effizienter zu gestalten und wo bleibt hierbei die Rolle des Personalers? Bereits bei dem bestehenden Ablauf bleiben dem Personaler vor Allem die Aufgaben des Prozess-Owners dieses digitalisierten Verfahrens, sowie Management-Aufgaben und der Eingriff in den Ablauf, wenn dieser nicht reibungslos funktioniert, auch als Troubleshooting bekannt. Eigentlicher Prozesstreiber ist hierbei somit die Führungskraft selbst, welche zusammen mit dem Mitarbeiter als User im Vordergrund steht.

Eine Option, die Zeugniserstellung noch weiter zu vereinfachen, wäre mit der Reduzierung der Bewertung auf ein dreistufiges Notensystem. Da Unternehmen durch positive Formulierung Rechtsstreitigkeiten vermeiden wollen, bewerten sie meistens ohnehin nicht schlechter, als „befriedigend“. Den gesamten Prozess auf bloße 15 Sekunden zu verringern, steht technologisch nichts im Weg, allerdings bedarf ein Zeugnis gemäß § 630 BGB der Schriftform und muss daher am Ende ausgedruckt und manuell unterschrieben werden.

Ob der weitere Fortschritt nun in der Anpassung unserer Rechtslage liegen wird, oder in dem Ersetzen der bewertenden Führungskraft durch künstliche Intelligenz, werden wir wohl in der Zukunft sehen.

Dr. Martin Grentzer ist Personal- und Finanzvorstand sowie Gründer der aconso AG. Er ist Referent zu den Themen HR-Dokumentenmanagement, Datenschutz und Projektmanagement.

Ulrich Jänicke ist CEO und Gründer der aconso AG. Als Pionier, Experte und Vordenker in der digitalen Welt des HR prägt er die Personalbranche seit über 20 Jahren mit seinen Ideen und Entwicklungen.