Big Data und Business Intelligence in der Personalplanung

In ihrem Beitrag befassen sich Joachim Volpert und Dr. Volker Mayer mit der Digitalisierung und hierbei insbesondere dem Einsatz von Big Data und Business Intelligence in der Personalplanung. Als erfahrene IT-Berater der KWP INSIDE HR GmbH zeigen sie grundlegende fachliche und technisch-organisatorische Anforderungen strategischer Personalplanungslösungen auf. Der Beitrag zeigt, wie sich eine strategische Personalplanung fokussiert und effizient durchführen lässt und dabei wichtige Entscheidungsgrundlagen liefert, um Planungsrisiken zu minimieren.

Damit eine Personalplanung als »strategisch« bezeichnet werden kann sind im Wesentlichen drei Eigenschaften notwendig: Die Verzahnung mit der strategischen Unternehmensplanung, die gezielte Ausrichtung auf jene Belegschaftssegmente, die die größten strategischen Auswirkungen erzielen, sowie die Einbindung eines Entscheidungswerkzeuges, das Führungskräfte dazu befähigt, Alternativen abzuwägen, Geschäftsentscheidungen herbeizuführen und bei der strategischen Planung Fortschritte zu machen. Die Verbindung zwischen Strategie und Personal spielt sich also auf drei Betrachtungsebenen ab: Einzelpersonen müssen produktiver werden, Organisationen müssen die richtigen Fähigkeiten aufweisen, und Führung muss in der gesamten Organisation erlebbar sein.
Die technische Herausforderung der strategischen Personalplanung besteht darin, den Unternehmen eine Softwarelösung zu bieten, welche unter Berücksichtigung von Parametern (z. B. Mitarbeiterfluktuation, Anzahl Renteneintritte, Seniorität etc.) und strategischer Ausrichtung (z. B. Ausbau Filialnetz, Ausbau Portfolio, notwendige Kompetenzen und Qualifikationen etc.) ‒ auch als »Personaltreiber« bezeichnet ‒ eine Analyseplattform zu bieten.

Die strategische Personalplanung findet nicht auf Mitarbeiterebene statt, sondern auf der Ebene der Jobrolle (Kombination aus den Strukturmerkmalen »Jobfamilie«, »Jobgruppe«, »Jobtyp« und »Jobfeld«). Die strategische Planung wird mithilfe verschiedener Datenelemente abgebildet. Dazu zählen die Jobrolle, der Standort, das Geschäftsfeld, die Jobgruppe und der Jobtyp.
Bei der Jobrolle handelt es sich um einen übergeordneten, rein logischen Begriff, der die anderen Elemente technisch gruppiert. Beim Standort handelt es sich um ein Planungskriterium, das nach regionalen, geographischen Bedürfnissen frei definiert werden kann. Das Geschäftsfeld ist ein frei definierbares Planungskriterium, welches in der Regel durch den Betriebszweck definiert wird. Die Jobgruppe spiegelt die grundsätzliche Funktionszugehörigkeit einer Tätigkeit, wie z.B. Führung, Projektentwicklung, Instandhaltung, wider. Beim Jobtyp handelt es sich um die konkret ausgeübte Tätigkeit, z.B. Anlagenfahrer, Controller, Laborant. Auch der FTE-Wert (Full-Time-Equivalent), das Geburtsdatum, sowie Qualifikationen und Kompetenzen.

Klug umgesetzt führt die strategische Personalplanung zu einer lebhaften Diskussion aller relevanten Entscheidungsträger über die personalseitigen Herausforderungen der Zukunft und das proaktive, bereichsübergreifende Management von Humanressourcen. Die der Personalplanung nachgelagerten Prozesse, wie Mitarbeitergewinnung, Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildung, erhalten dadurch Orientierung und Sicherheit in der Ausrichtung ihrer jeweiligen Aktivitäten und bei der inhaltlichen Ausgestaltung ihrer Instrumente.

Dr. Volker Mayer war nach Abschluss seines BWL-Studiums mit anschließender Promotion rund 15 Jahre in Großbanken, Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften mit zum Teil weltweiter Verantwortung tätig. Im Anschluss daran gründete er 2007 sein eigenes Unternehmen und agiert seitdem an der Nahtstelle von Geschäftsführung und Personal.

Joachim Volpert war nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre als Revisor und Personalleiter bei der BayWa AG München tätig. Seit dem Jahr 2000 ist er bis heute Geschäftsführer der KWP INSIDE HR GmbH, dem mittlerweile größten SAP Partnerberatungshaus für SAP HCM im deutschsprachigen Raum.